Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку – инструкция для кадровика

В  деятельности любого работника может наступить такой момент, когда в его трудовой книжке просто не останется пространства для внесения записи об очередном месте работы или увольнении. Открывать новую трудовую книжку в такой ситуации не следует. Специалисту кадровой службы просто потребуется взять специальный вкладыш, отпечатанный на гербовой бумаге, заполнить его соответствующим образом и аккуратно вшить между корочкой и последним листом документа.

Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку

vklad-1Бланки вкладышей в трудовые книжки обычно хранятся в бухгалтерии компании. Для их получения работник кадровой службы пишет заявление и забирает нужное ему количество экземпляров. После этого он приступает к оформлению документа, а именно:

  • Во вкладыш вносятся все необходимые записи о трудоустройстве, переводе или увольнении работника;
  • Бумага вшивается в конец книжки плотными нитками и толстой иглой так, чтобы её было удобно её открывать;
  • На титульном листе документа проставляется штамп «Выдан вкладыш»;
  • На печати, размер которой составляет всего 10*25 мм, указываются реквизиты (например, ВТ № 034 5678);
  • Сведения о добавлении вкладыша заносятся в рабочий журнал.

Существует ряд нюансов, которые важно учитывать при заполнении дополнительного листа в трудовую книжку, в том числе

  • Титульный лист заполняется на основании паспорта и документов об образовании сотрудника;
  • Сам по себе вкладыш никакой юридической силы не имеет – он действителен только вместе с основным документом;
  • Листы вложенной бумаги аккуратно нумеруются сразу после её добавления.
  • Вкладышей может быть несколько: все они должны быть надежно закреплены в конце книжки, а их реквизиты проставлены на титульном листе документа;
  • Работодатель имеет право взимать с работника плату равную стоимости вкладыша, в случае его оформления.

Stamp-05Записи, которые вносятся на вложенный лист, продолжают сведения, указанные в трудовой книжке ранее, то есть их не следует начинать нумеровать с единицы. Если в записи допущена ошибка, то работник отдела кадров аккуратно перечеркивает неверные данные, прописывает корректную информацию, ставит подпись и пометку «Исправленному верить».

Основные ошибки при оформлении вкладыша в трудовую книжку

Несмотря на то, что процесс заполнения не представляется особенно сложным, некоторые кадровые работники, сталкиваясь с этим вопросом впервые, допускают ошибки. Целесообразно отметить, что запрещено:

  • Использовать вместо вкладыша обычный чистый лист бумаги;
  • Добавлять листы из другой трудовой книжки;
  • Вклеивать, а не вшивать дополнительный лист;
  • Перечеркивать название раздела, касающегося награждения и продолжать в нем записи о трудовой деятельности.

maxresdefault

Недочет может быть допущен и в процессе заполнения. Некоторые кадровые работники сначала подшивают его в конец  книжки и прописывают реквизиты на титульном листе, и лишь потом начинают заполнение. В случае ошибки в записях вкладыш нельзя будет просто выбросить – его придется аккуратно изъять из документа и составить акт о его списании, поскольку сведения о нем уже указаны на титульном листе.

Таким образом, заполнение вкладыша в трудовую книжку – установленный законом процесс, позволяющий продолжить записи о трудовой деятельности работника, если таковые не умещаются на основных листах документа. Работнику кадрового отдела следует изначально аккуратно внести в документ необходимые записи, пронумеровать его и лишь затем плотно вшить в конце трудовой книжки и указать его реквизиты на титульном листе документа.

Смотрите также:

Как правильно рассчитать и оформить выходное пособие при сокращении штата

Если компания собирается уменьшать штат, то ей потребуется не только оформить все документы на работников, …

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *